Relatórios do Excel: 5 razões pelas quais é ruim para o negócio

Entramos na era dos grandes dados, nos quais mais e mais empresas estão vendo o valor e a importância dos dados em muitas áreas diferentes de seus negócios, desde pesquisa de mercado e de clientes, até números internos de vendas e análise de RH.

Mas também entramos nos anos difíceis da adolescência, quando mais empresas estão começando a usar os dados e usando ferramentas desatualizadas para tentar visualizar e comunicar esses dados: planilhas (como o Excel da Microsoft). De fato, pesquisas sugerem que 1 em cada 5 empresas estão usando planilhas como a principal ferramenta para comunicar dados internamente.

Por que os relatórios do excel para a empresa não são um bom negócio? Não há nada inerentemente errado com planilhas; Elas são excelentes ferramentas para muitos trabalhos diferentes. Mas a visualização de dados e a comunicação de dados não é um deles.

De acordo com uma pesquisa de 2.000 funcionários nos Estados Unidos por exemplo, indica que:

• Mais de 80% gostaria que seus patrões compartilhassem mais informações sobre o desempenho dos negócios.
• 25% dos funcionários deixaram, ou conhecem alguém que deixou um emprego porque eles não foram incluídos ou foram privados nos dados de desempenho do negócio
• E mais da metade dos entrevistados disse que conhecer os dados de desempenho da empresa contribuiu significativamente para o seu próprio desempenho positivo.

Em outras palavras, os funcionários querem ser incluídos nas discussões sobre o desempenho global do negócio, e isso significa que os principais indicadores de desempenho e outros dados devem ser comunicados a grandes grupos de pessoas em todos os níveis do negócio.

E para que isso funcione, para que os dados sejam entendidos e para que a comunicação seja eficaz, as equipes precisam de algo que possa ajudá-los a visualizar os dados de forma mais fácil e eficaz.

As planilhas não são a ferramenta certa para esse trabalho porque:

A maioria das pessoas não gosta deles

Por qualquer motivo, o Excel tem uma reputação ruim, especialmente entre os funcionários que não usam com freqüência. Considerando que um analista de dados pode encontrar qualquer informação e desenvolver ferramentas úteis, as pessoas em outros departamentos da empresa pode acha-lo confuso ou se intimidar.

Isso significa que você já alienou uma grande parte do seu público desde o início. Muitas pessoas nem sequer sabem abrir um anexo de e-mail do Excel, muito menos ficar animado sobre análise-los para encontrar insights.

Dados importantes estão ocultos

Como você está vendo todos os dados brutos ao mesmo tempo, é difícil interpretar o que é importante e o que não é. Ferramentas de visualização podem ser usadas para destacar os aspectos importantes de um conjunto de dados ou resultados, mas em planilhas, é difícil ver da floresta para as árvores. Você está perdendo ponto se sua equipe tem dificuldade em identificar as mensagens ou ver como os dados se relacionam com o seu trabalho diário.

Eles são difíceis de analisar

Novamente, especialmente para leigos, planilhas podem ser difíceis de analisar. Pior ainda, o volume de dados apresentados pode levar a interpretações erradas, e sua equipe pode fazer escolhas ruins ou tomar ações erradas com base nessa má interpretação. Além disso, as pessoas apenas familiarizadas com planilhas e ferramentas associadas tendem a fazer gráficos e gráficos que muitas vezes distorcem dados, incluindo gráficos 3D e gráficos circulares, simplesmente porque a ferramenta (como o Excel) facilita a criação.

Perda de dados históricos

As planilhas não são projetadas para armazenar dados históricos, muitas vezes, na tentativa de manter o tamanho deles gerenciável, eles são “atualizados” e as empresas perdem seus dados históricos. Isso torna difícil ou impossível detectar tendências ao longo do tempo e comparar dados em horizontes de tempo mais longos.

É difícil compartilhar

Mesmo com soluções de computação em nuvem, é difícil compartilhar uma planilha entre muitos membros da equipe. E, devido à possibilidade de que os dados possam ser excluídos ou alterados acidentalmente, a planilha que é compartilhada raramente é “ao vivo” ou em tempo real. Na melhor das hipóteses, ele pode receber emails uma vez por semana – o que coloca o problema da informação se perder nas caixas de entrada dos membros da equipe.

A boa notícia é que agora existem ferramentas grandes e acessíveis por aí que permitem as empresas  informar relatórios de forma mais eficaz. Um exemplo disso são os sistemas ERP.

Ferramentas como o PRIME ERP e o GCOM ERP surgiram nos últimos anos para trazer melhor visualização de dados para as empresas, e os investidores vêem a visualização de dados como uma boa aposta.

Esta é nossa maneira de pensar; esta é a maneira que todas as empresas vão proceder quando eles começarem a entender não só a importância dos dados, mas a importância de comunicar os insights dentro dele claramente para todos na sua organização.