Um bom plano de gestão de riscos é fundamental para reduzir os riscos inesperados de qualquer projeto.

Um plano forte combinado com uma metodologia de gerenciamento de projetos de classe mundial, um bom processo de gerenciamento de risco pode ser essencial para diminuir riscos inesperados do projeto.

O planejamento de gerenciamento de riscos deve ser concluído cedo durante a fase de planejamento do projeto, uma vez que é crucial para realizar com êxito as outras fases de gerenciamento de projetos. Ele identifica e estabelece as atividades de gerenciamento de risco para o projeto no plano do projeto .

Plano de gestão de riscos para um negócio

Segundo o PMBOK, (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos) define um projeto como “um esforço para criar um produto ou serviço.”

Um projeto é, portanto, uma empresa, especialmente uma envolvendo dinheiro considerável, pessoal e equipamentos.

Por definição, os projetos são um empreendimento arriscado. Eles visam criar novos produtos, serviços e processos que não existem atualmente.

Com isso em jogo, um sólido plano de gestão de riscos é fundamental para o sucesso de um projeto.

Veja abaixo uma abordagem prática de seis etapas para a criação de um plano de gestão de riscos.

O Processo de 6 Passos

Identificação de Risco e Registo de Risco:

O primeiro passo para a redação do plano é reunir todas as partes interessadas e identificar todos os possíveis riscos do projeto.

Isso pode ser feito a partir de vários relatórios, documentos do projeto, através de vários departamentos e também de relatórios de projetos anteriores.

O escopo do projeto é o livro de regras que orienta o projeto, portanto todos os possíveis riscos que o escopo indica também terão que ser documentados. Toda a documentação dos riscos deverá ser feita no Registo de Riscos .

Métodos de Análise de Risco:

Cada projeto enfrenta riscos. Não há 100% de certeza de que os riscos não ocorrerão.

Há riscos que se arrastam em várias fases do projeto que a equipe tem que ser vigilante e pronto para lidar.

No entanto, enquanto alguns riscos podem ser benéficos, em que o patrocinador e todos os membros da equipe tem que levá-los para chegar ao produto final, existem muitos riscos que prejudicar e dificultar o projeto.

Os riscos identificados têm de ser analisados quanto à sua probabilidade e impacto utilizando a Matriz PI e também traduzidos em valores numéricos, de modo a conhecer com precisão o resultado destes riscos nos fatores de custo, tempo e recursos.

Existem dois métodos de análise de risco, análise qualitativa e quantitativa do risco.

Identificar desencadeadores de risco:

Divida a equipe de planejamento de gerenciamento de risco em subgrupos e atribua segmentos da lista de riscos mestre a cada subgrupo.

O trabalho de cada subgrupo é identificar gatilhos, ou sinais de aviso, para cada risco em seu segmento da lista mestre.

Novamente, é importante documentar todos os gatilhos associados a cada risco. Três gatilhos por risco é o padrão.

Resolução de Risco:

Na Etapa Quatro, as sub-equipes identificam e documentam ações preventivas para as “ameaças” e ações de aprimoramento para as “oportunidades”.

Isso pode ser abordado através dos vários departamentos envolvidos, tais como relatórios de risco financeiro, relatórios de risco de RH, relatórios de risco de TI, etc.

Riscos são eventos desconhecidos que são inerentemente neutros. Podem ser caracterizados como positivos ou negativos.

Infelizmente, é gasto muito tempo e energia para lidar com riscos negativos do projeto, ou “ameaças” ao invés de riscos positivos, ou “oportunidades”.

Nenhuma organização deve ignorar a oportunidade de se beneficiar de quaisquer oportunidades que se apresentam.

Plano de Ação de risco e de Resolução de Risco:

Na Etapa Cinco, com base nas idéias coletivas de todas as equipes departamentais, o gerente de projeto terá que decidir sobre um plano de ação para trazer a resolução de risco.

Riscos com um valor PI elevado terão de ser tratados com extrema urgência, enquanto aqueles com a menor probabilidade ou impacto só pode ser monitorado sem ter qualquer plano de ação real.

Identificar os riscos mais graves no início de um projeto economiza tempo, custo e recursos, e da mesma forma a identificação de tais riscos também desencadeia o plano de resolução o mais cedo possível.

Responsabilidade e Responsabilidades:

A última etapa na elaboração de um plano de gerenciamento de riscos é atribuir um proprietário para cada risco na lista mestre.

Use a matriz Atribuição de responsabilidades. Usando este gráfico, várias equipes e membros da equipe podem ser responsáveis pela execução dos planos de resolução de risco.

No final, o gerente de projeto é exclusivamente responsável perante o patrocinador do projeto para todos os planos e ações relacionadas aos riscos e ao projeto em geral.

A documentação adequada, como relatórios de avaliação de risco , é importante durante cada etapa do processo de planejamento.

Um plano de gerenciamento de riscos deve ser incorporado em cada plano de gerenciamento do projeto. Uma lista genérica de riscos e gatilhos pode ser gerada a partir deste plano inicial.

Para aplicar o plano de riscos a projetos futuros, basta adicionar riscos e gatilhos específicos do projeto e avaliar a probabilidade, o impacto e a detectabilidade de cada risco.

Isso, por sua vez, economizará tempo e ajudará a institucionalizar o plano de gerenciamento de riscos na cultura da equipe do projeto.

 

Esta abordagem prática para escrever um plano de gerenciamento de projetos é válida para todos os tipos de projetos empresariais e funciona bem como diretrizes básicas de gerenciamento de riscos.