As planilhas são ideais para realizar análises detalhadas e cálculos com conjuntos limitados de dados, porém nós vamos te mostrar 6 razões para não usar o excel como banco de dados.

Em seu artigo, “O Excel não é um banco de dados”, o autor e especialista em suporte administrativo, Jodith Allen, explica que muitas empresas armazenam dados críticos em planilhas do Excel, mas erros humanos podem distorcer fórmulas, equações, orçamentos, e previsões e outros processos de negócios.

Por que as empresas usam planilhas em vez de bancos de dados?

Embora leve horas de codificação e trabalho manual para fazer planilhas se comportarem como bancos de dados, muitas empresas insistem em fazer exatamente isso.

Veja as principais razões pelas quais as empresas dizem estar aderindo às planilhas:

Algumas empresas argumentam que, como eles sempre usaram planilhas para armazenar dados, não há nenhuma razão para fazer o movimento para um banco de dados agora.

No entanto, é fácil exportar dados cumulativos de bancos de dados para planilhas para cálculos pontuais ou especiais, como projeções e planejamento.

“Não temos dados suficientes para justificar o uso de um banco de dados”

Muitas empresas acreditam que seu pool de dados é relativamente pequeno, mas Jodith Allen ressalta que, à medida que as empresas crescem, aumenta a quantidade de dados com as quais eles precisam trabalhar.

Ela explica que, mesmo se uma empresa pretende usar uma planilha para armazenar uma lista de 50 funcionários e suas informações de contato, os detalhes sobre esses funcionários podem crescer exponencialmente.

Em um curto período de tempo resulta em uma planilha que contém milhares de linhas e colunas e leva vários minutos para carregar.

Aqui estão as seis principais razões que um banco de dados irá servir a sua empresa melhor do que planilhas quando se trata de armazenar dados:

Mais de uma pessoa pode atualizar um banco de dados por vez.

Apenas uma pessoa pode usar uma planilha em qualquer momento, Allen observa que é comum alguém abrir uma planilha em modo “Somente Leitura”, salvar as alterações em seu disco rígido e copiar a planilha novamente para a rede.

Neste caso, o empregado efetivamente apagou o trabalho da pessoa que trabalhou na planilha antes deles.

Os dados podem ser auditados em um banco de dados.

Geralmente, uma única pessoa é responsável pela criação e manutenção de uma planilha.

Se ele ou ela é transferido para outro departamento ou deixa a empresa, todo o seu conhecimento vai junto com eles, e pode levar meses para treinar outro empregado para preencher o seu papel e obter a planilha backup e funcionando.

No entanto, os bancos de dados que oferecem trilhas de auditoria registram automaticamente a atividade do usuário, fornecendo aos usuários subseqüentes informações sobre como uma planilha foi gerenciada anteriormente.

Os bancos de dados suportam o fluxo de trabalho formal.

Quando as empresas dependem de planilhas para realizar processos de negócios, elas devem enviar uma planilha eletrônica para vários contribuidores, revisores e aprovadores.

Ou então criar e distribuir várias planilhas para dezenas ou até centenas de usuários e posteriormente consolidar essas planilhas manualmente.

No entanto, os bancos de dados que oferecem suporte ao fluxo de trabalho permitem aos gerentes mapear, automatizar, rastrear e gerenciar processos específicos de seus requisitos de negócios em uma solução.

Como resultado, cada colaborador efetivamente trabalha com uma planilha gerenciada centralmente que inclui instruções específicas para suas tarefas atribuídas.

Os mecanismos de fluxo de trabalho também notificam tanto os gerentes quanto os contribuidores sobre prazos futuros ou perdidos, eliminando a necessidade de e-mails e telefonemas de volta ou a dependência do ineficiente par de Outlook e Excel.

Os bancos de dados podem suportar a modelagem melhor do que planilhas.

À medida que as planilhas e os cadernos de trabalho crescem, tornam-se muito frágeis e os menores erros de usuários podem ter sérias conseqüências.

Por exemplo, copiar equações existentes para novas localizações pode alterar as referências de células, enquanto acidentalmente inserir um número em uma célula que já contém uma equação converte o conteúdo da célula em uma constante.

É fácil criar relatórios com bancos de dados.

As consultas e os relatórios baseados nessas consultas são mais fáceis de escrever e executar em um banco de dados. É fácil misturar, combinar e re-classificar dados em um ambiente relacional, ao contrário de planilhas estáticas.

As bases de dados são seguras e reforçam o controle.

Como as planilhas não têm recursos de controle e segurança, sua precisão depende completamente do nível de habilidade dos usuários e da capacidade de identificar e corrigir erros manualmente.

Os erros normalmente passam despercebidos, no entanto, porque as planilhas raramente são verificadas ou testadas completamente antes de serem lançadas.

Apesar de tudo, o Excel não irá embora em breve e o aplicativo é, sem dúvida, útil quando se trata de entrada de dados e revisão.

As capacidades de formatação, gráficos do Excel tornam-no ideal para a entrada e acesso a dados e a criação de relatórios.

Mas as empresas que utilizam o Excel também precisam de um banco de dados central com um fluxo de trabalho formal, trilha de auditoria e regras de negócios para proteger seus dados e facilitar a comunicação.

Os usuários do Excel usam principalmente e-mails e telefonemas para aumentar a falta de ferramentas de comunicação do aplicativo.

No entanto, as empresas podem permanecer no ambiente familiar do Excel sem ter que desenvolver soluções alternativas ineficientes ou dispendiosas para compensar os recursos importantes que as planilhas não possuem.

As empresas se beneficiariam muito com uma solução que combina a funcionalidade do Excel com um aplicativo seguro e gerenciado centralmente e banco de dados, permitindo aos usuários experimentar o poder de uma solução em escala empresarial sem abandonar seus extensos investimentos em planilhas ou deixando a familiaridade ea flexibilidade do Excel.